Cách lưu bảng Excel dưới dạng PDF

Logo Microsoft Excel trên nền màu xám

Lưu bảng tính Excel dưới dạng PDF có thể gây nhầm lẫn và tệp hoàn thành thường trông khác với cách chúng tôi muốn trình bày. Dưới đây, cách lưu bảng tính dưới dạng tệp PDF sạch có thể đọc được.

Tệp Excel dưới dạng PDF

Có nhiều kịch bản khi bạn có thể muốn lưu tài liệu Excel dưới dạng tệp PDF thay vì bảng tính. Ví dụ: nếu bạn chỉ muốn gửi một phần cụ thể của một tờ lớn hơn, hoặc bạn không muốn nó có thể chỉnh sửa được. Tuy nhiên, việc chuyển đổi tệp Excel thành PDF có thể hơi khó khăn.

Chúng tôi thường không nghĩ rằng bảng tính Excel là tài liệu có viền, trang và lề. Tuy nhiên, khi nói đến việc biến những tập tin này thành Tài liệu PDF có thể được đọc, in hoặc phân phát cho người khác, đó là một thứ gì đó mà bạn nên biết. Tệp của bạn phải dễ đọc và dễ hiểu, không có các cột đi lạc ngẫu nhiên trên các trang khác hoặc kích thước ô quá nhỏ để đọc.

Dưới đây, cách làm thế nào để biến bảng tính của bạn thành một tài liệu PDF có thể in và có thể in được.

Thiết lập trang

Excel - Thiết lập trang

Nếu bạn sử dụng Office 2008 trở lên, hãy điều hướng đến tab Bố cục trang. Tại đây, bạn sẽ thấy một số tùy chọn được nhóm lại trong phần Cài đặt trang. Đây là ba cái đầu tiên:

  • Lề: Khoảng cách giữa khoảng trắng của tài liệu và ô đầu tiên lớn đến mức nào
  • Định hướng: Cho dù bạn muốn tệp hoàn thành của mình ở chế độ ngang hoặc dọc
  • Kích thước: Kích thước trang của tài liệu đã hoàn thành của bạn

Chúng hoạt động gần giống như chúng làm trong một tài liệu Word, vì vậy hãy đặt chúng dựa trên cách bạn muốn bản PDF hoàn chỉnh của mình trông như thế nào. Hãy lưu ý rằng hầu hết các bảng tính Excel dễ đọc hơn trong định hướng cảnh quan hơn trong chân dung, trừ khi bạn có rất ít cột. Các trang tính được lưu trong chân dung có xu hướng có các cột nằm ngoài vùng in cuối cùng, điều này có thể khiến tài liệu của bạn rất khó điều hướng và đọc.

Ngoài ra, bạn có thể thêm một tiêu đề và chân trang vào bố cục cuối cùng của bạn. Nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải của phần Cài đặt trang, sau đó nhấp vào tab Đầu trang / Chân trang. Bạn có thể chọn một trong các tùy chọn được tạo trong Office Office hoặc tạo một trong các tùy chọn của riêng bạn bằng cách sử dụng tính năng Tùy chỉnh của Tùy chỉnh.

Excel - Đầu trang và chân trang

Bạn cũng có tùy chọn để thay đổi nền của bản in của bạn. Để làm điều này, nhấp vào Lý lịch nút trong Cài đặt trang. Bạn có thể chọn một hình ảnh từ máy tính xách tay của bạn hoặc từ đám mây và hình ảnh này sẽ được lát trên toàn bộ trang tính của bạn.

Xác định vùng in và lắp

Tiếp theo, bạn cần xác định khu vực nào sẽ được chuyển thành PDF, cũng như có bao nhiêu hàng và cột trên mỗi trang.

Cách đầu tiên để xác định khu vực là sử dụng nhấp và kéo để chọn tất cả các ô mà bạn muốn trong tài liệu của mình. Sau đó, đi đến Cài đặt trang> Vùng in> Đặt vùng in. Điều này sẽ tạo ra một đường màu xám mỏng xung quanh toàn bộ khu vực sẽ được in. Khi bạn tạo PDF của mình, mọi thứ bên ngoài khu vực này sẽ không được bao gồm. Bạn cũng có thể nhập thủ công các ô bằng cách nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên trái và đi đến Trang tính> Khu vực in.

Excel - Khu vực in

Tương tự như Microsoft Word, bạn cũng có thể tạo ngắt trang để phân đoạn các bảng khác nhau. Các ngắt trang này có thể là cả ngang và dọc. Chuyển đến ô nơi bạn muốn đặt dấu ngắt trang, nhấp vào tab Bố cục trang của Bố cục trên ruy-băng và chọn Cài đặt trang> Ngắt trang> Chèn ngắt trang. Điều này sẽ tạo ra một ngắt bên phải ở trên và bên trái của ô hiện tại của bạn.

Excel - Ngắt trang

Một điều quan trọng khác cần làm là xác định tùy chọn Scale to Fit. Ở bên phải của Thiết lập trang, bạn sẽ thấy ba tùy chọn: Chiều rộng, Chiều cao và Tỷ lệ. Tùy chọn Chiều rộng và Chiều cao cho phép bạn đặt số lượng hàng hoặc cột của bảng sẽ xuất hiện. Ví dụ: nếu bạn có nhiều hàng nhưng chỉ một vài cột, đặt Độ rộng thành một trang là lý tưởng. Mặt khác, tỷ lệ sẽ xác định thay đổi kích thước tổng thể của toàn bộ khu vực in của bạn.

Excel - Chia tỷ lệ cho vừa

Tùy chọn trang tính

Menu cuối cùng bạn nên chú ý là Tùy chọn Trang tính. Đây là các cài đặt ảnh hưởng đến sự xuất hiện của tờ in cuối cùng của bạn. Để truy cập các tùy chọn trang tính đầy đủ, nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên trái của phần Tùy chọn Trang tính.

Excel - Tùy chọn trang tính

Dưới đây, tổng quan về các tùy chỉnh khác nhau mà bạn có thể thực hiện trong menu này:

  • Tiêu đề in: Bạn có thể đóng băng các hàng và cột cụ thể của trang tính để chúng xuất hiện trên mỗi trang, chẳng hạn như tiêu đề và nhãn.
  • Đường lưới: Điều này cho phép bạn đặt có hiển thị đường lưới hay không, đó là các đường giữa các ô xuất hiện khi không có đường viền nào được vẽ trên chúng.
  • Tiêu đề: Điều này cho phép bạn thực hiện các tiêu đề hiển thị, đó là các nhãn chữ cái cố định (A, B, C) và số (1, 2, 3) trên trục x và trục y của bảng tính Excel.
  • Nhận xét, Ghi chú và Lỗi: Điều này hiển thị bình luận nhúng, ghi chú và cảnh báo lỗi trong tài liệu cuối cùng.
  • Lệnh in: Điều này cho phép bạn đặt liệu tạo tài liệu đi xuống trước hay đi ngay trước.

Trong menu này, bạn có thể vào màn hình Xem trước bản in, nơi bạn có thể xem qua tài liệu cuối cùng của mình. Bạn cũng có thể đi đến màn hình bằng phím tắt Ctrl + P.

LIÊN QUAN: Cách in một bảng tính với nhận xét trong Excel

Lưu hoặc in dưới dạng PDF

Với tài liệu của bạn được định dạng chính xác và tất cả được thiết lập, có hai cách bạn có thể tạo tệp PDF.

Để lưu tệp dưới dạng PDF trong Excel, hãy mở hộp thoại Lưu dưới dạng và chọn PDF từ menu thả xuống Lưu dưới dạng loại hình. Ngoài ra, bạn có thể đi đến Xuất> Xuất sang XPS / PDF. Từ đây, bạn có một vài lựa chọn. Bạn có thể quyết định tối ưu hóa tệp cho Tiêu chuẩn hay Tối thiểu, điều này sẽ xác định chất lượng cuối cùng và kích thước tệp của tài liệu. Sau đó, bạn có thể nhấp vào Tùy chọn của Wap để chọn khu vực để xuất bản:

  • Lựa chọn: Các ô hiện tại bạn đã chọn
  • Bảng hoạt động: Trang tính hiện tại mà bạn có trong
  • Toàn bộ Sổ làm việc: Tất cả các sổ làm việc trong tệp hiện tại mà bạn đang làm việc trên
  • Bảng: Một bảng được xác định mà bạn đã tạo ra thông qua Microsoft Excel

Bạn cũng có thể chọn bỏ qua khu vực in mà bạn thiết lập hoàn toàn.

Excel - Lưu dưới dạng PDF

Bạn cũng có thể in tệp dưới dạng PDF. Microsoft có một máy in PDF tích hợp được gọi là Microsoft Print to PDF mà bạn có thể chọn trong menu thả xuống của máy in. Nếu bạn có một ổ đĩa PDF khác, chẳng hạn như Adobe PDF, Foxit hoặc PDF Xchange, bạn cũng có thể sử dụng một trong số đó. Trước khi bạn nhấp vào In In, hãy xem qua bản xem trước của bạn để đảm bảo mọi thứ đều chính xác.

Excel - In dưới dạng PDF

LIÊN QUAN: Cách in thành PDF trong Windows: 4 mẹo và thủ thuật



Nguồn HowToGeek

Chúng tôi rất vui khi biết đánh giá của bạn

Leave a reply

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

GiaTot7
Logo
Reset Password